Migration de vos données existantes

Reprise et migration de vos fichiers existants

Avant d’acquérir l’un de nos logiciels, vous aviez sûrement déjà réalisé des analyses de risques et vous disposez donc de fichiers existants. Et vous avez besoin de continuer à travailler sur vos projets et vos développements de Dispositifs Médicaux sans retard ni délai.

Knowllence est capable de vous proposer en option une prestation de « migration » visant à importer l’ensemble de ces fichiers aux « bons » endroits dans Medical Device Suite.

Nous pouvons ainsi récupérer l’ensemble de vos évaluations des risques (EN ISO 14971, études AMDEC, etc) récupérables à partir d’Excel ou de nombreux autres formats de fichier : référentiels (bibliothèques), risques, maîtrise, actions, …

Pourquoi  reprendre l’existant ?  – Prérequis ?Démarche de projetLes gains

Pourquoi récupérer vos études existantes ?

Récupérer dans les logiciels le travail d’études de risque que vous aviez déjà amorcé permet à vos équipes de ne pas partir de la page blanche lors du déploiement des licences, de prendre en main le logiciel plus vite et donc de gagner du temps sur les projets en cours. L’objectif est aussi bien sûr de ne pas perdre les réflexions déjà engagées et de les structurer au sein de notre base de données cohérente et communicante.

Pourquoi confier à Knowllence ce travail de récupération de l’existant ?

La symbiose entre les équipes de consultants et d’informaticiens de Knowllence permet de garantir une efficacité maximale dans cette prestation de reprise de données.
Notre expérience dans ce type d’intervention nous permet de proposer une analyse rapide et fiable de vos données et de vos démarches pour établir un protocole de récupération optimisé et robuste.
Cela permet aussi de décharger vos équipes de cette tâche souvent fastidieuse si elle devait être réalisée à 100% de façon manuelle, tout en préservant leur disponibilité pour leur cœur de métier.

Quelles données issues de vos études existantes reprendre ?

Selon le type de dispositif médical, il y a parfois de nombreuses études à récupérer : la migration peut être l’occasion d’en regrouper certaines pour faciliter les mises à jour tout en permettant l’édition de rapport de gestion de risques individualisé. Cela est possible grâce à la fonctionnalité de gestion des variantes de DM.
Cette prestation de migration concerne souvent le contenu des éléments requis pour éditer votre Rapport de Gestion des Risques :

  • analyses de risques 14971 (souvent issu d’excel ou word)
  • emploi prévu (souvent sous word)
  • plan de gestion de risques (souvent sous word)
  • les intervenants sur le projet (qui deviennent des utilisateurs ayant des rôles dans le logiciel)
  • les grilles de gravité et de probabilité utilisées habituellement par vos équipes
  • votre plan d’action (souvent sous excel ou word)

Quels sont les pré-requis à cette migration de vos fichiers existants?

Quels interlocuteurs ?
Knowllence a besoin d’entrer en contact avec un référent métier en mesure de prendre des décisions sur la démarche et le process proposé ; cette personne doit être joignable facilement le temps de cette phase de migration. Une ressource informatique sera également sollicitée pour les échanges de fichiers.
Quels sont les formats de fichiers d’origine que l’on peut reprendre ?
On peut bien sûr faire des copier/coller manuels. Mais notre équipe peut bien sûr automatiser au moins partiellement le traitement de fichiers de différents formats : Word, Excel, Access, exports issus d’autres logiciels, … Le but est évidemment de gagner du temps.

Une démarche projet rigoureuse

L’équipe Knowllence analyse vos documents existants et vos démarches, dans le respect le plus strict des clauses de confidentialité. Puis nous établissons et vous proposons une procédure afin de les intégrer dans le logiciel. Pour cela, nous vous solliciterons éventuellement afin de vérifier notre compréhension de vos données.
Vous aurez également probablement à statuer sur des stratégies possibles de migration.
Sur cette base réelle, nous effectuons un chiffrage au plus juste et pouvons vous proposer plusieurs stratégies en fonction de vos ressources et de votre budget. Cela peut aller d’une migration complète sans participation de vos collaborateurs ou d’un accompagnement plus ou moins important.
Selon la stratégie de migration choisie, les rendez-vous avec le référent métier seront plus ou moins nombreux (généralement 1 à 3, à distance).
La période de réalisation de cette prestation sera définie ensemble afin de limiter les impacts sur vos équipes.
Au cours de la migration, des questions peuvent être posées en cas d’éléments non prévus (maximum 1h de mobilisation du référent métier en général).
En fin de migration, un rendez-vous par internet permet de vous présenter le travail effectué et d’en valider ensemble le contenu avant d’installer les nouvelles études renseignées dans votre environnement.
Un rapport de migration de données est fourni.
Si elles n’ont pas encore eu lieu, les formations de prise en main du logiciel pourront ainsi se baser sur vos propres études, ce qui facilite toujours l’appropriation par les collaborateurs.
Généralement cette prestation de migration s’effectue entièrement à distance. Mais c’est un des choix stratégiques que nous vous demanderons de trancher avant de démarrer : il nous faudra peut-être intervenir dans vos locaux, par exemple lorsque des clauses de confidentialités fortes vous empêchent de nous envoyer vos données préexistantes.

Quels sont les gains obtenus grâce à la migration de votre existant ?migration-donnees

  • Minimisation des impacts du changement lié au déploiement du logiciel
  • Gain en terme de délai : les équipes sont immédiatement opérationnelles, elles retrouvent leurs données d’évaluation des risques et leurs projets… Elles peuvent générer instantanément des documents de reporting exploitables.
  • Aide à la mise en conformité réglementaire des études existantes, audits facilités
  • Récupération et structuration du savoir-faire existant au sein de notre base de données structurée et communicante.

Prochaine étape ?

Notre équipe se tient à votre entière disposition pour toute précision ou pour organiser une démonstration au moment qui vous conviendra.

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